4 passos para tornar sua reunião mais eficaz

Em seu livro “Reuniões Visuais”, David Sibbet, líder mundial em facilitação gráfica e pensamento visual para grupos, traz várias ferramentas e dicas para que os leitores destravem a criatividade, a colaboração e o pensamento inovador na condução de reuniões. Para ele, boas reuniões são fruto de um Ciclo de Aprendizado, no qual conquista-se a atenção do público.

O Ciclo de Aprendizado constitui-se em 04 passos integrados que colaboram para reuniões de sucesso. Recomendo muito a utilização dessas etapas para grupos e indivíduos que buscam a inovação. Vamos lá descobrir cada uma das etapas?

01.Promova a imaginação

Quando as pessoas participam de uma reunião, elas estão sempre tentando imaginar seu conteúdo. Faz parte do processo de assimilação, as pessoas criarem uma história pessoal do potencial da reunião e imaginarem se desejam investir seu tempo com isso. Por isso, invista em cartazes, ilustrações, frases curtas e palavras-chave que facilitem a visualização do propósito das suas reuniões. Uma vez feito isso, as pessoas se envolvem imediatamente.

02.Promova o engajamento

A parte tangível das reuniões começa quando as pessoas efetivamente se reúnem umas com as outras. Isso requer a exploração de novas formas informações e ideias. É por isso que as reuniões devem começar com apresentações e visões gerais para trazer a todos um nível similar de familiaridade com o tópico. A participação e o envolvimento das pessoas vão aparecer e crescer tão logo você permita que elas falem e se expressem, e demonstre que você está mesmo prestando atenção nelas.

03.Promova o pensamento

O pensamento é um processo de busca de conexões que explicação das coisas, resolução de problemas, revelação de um plano ou de estabelecimento de critérios para a tomada de decisões. Se você deseja gerar o pensamento sobre a conexão e relação das coisas, deverá fazer algum tipo de exibição, que pode ser através de displays, mapeamento, diagramação ou registro gráfico. Portanto, você deve estimular as pessoas a criarem um painel mental onde elas mesmas irão encontrar seus próprios padrões de informação.

04.Promova a atuação

As pessoas devem se lembrar de tudo o que foi combinado de fazer durante a reunião, e basear isso em documentações que ative a memória delas. Quando um grupo vê seu trabalho registrado, sua confiança na validade daquele trabalho aumenta, e os grupos vão usar esses registros como uma memória coletiva. Lembrar dos compromissos em reuniões é crucial na implementação das ações  e qualquer investimento em melhorar a retenção é uma conexão direta para uma maior produtividade.

Note que, fundamentalmente, todas as reuniões devem ser produtivas e trazer algum progresso ou resultado para os participantes. No final das contas, a condução de boas reuniões está ligada em sua essência à um bom planejamento.

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